Service archivage

Le délégué à l’archivage définit une stratégie d’archivage pour les archives courantes et intermédiaires, numériques et analogues afin de mettre en place les dispositifs pour garantir la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité des informations durant les phases d’archivage courant et intermédiaire et pour tous les supports en papier et électronique.

Missions

Gérer le tableau de tri

• Participer à l’élaboration d’un tableau de tri
• Veiller à sa mise à jour
• Participer à la fixation des durées d’utilité administrative en s’assurant qu’elles répondent aux exigences légales et réglementaires et qu’elles soient adaptées aux besoins des services
• Collaborer avec le gestionnaire documentaire et le délégué à la protection des données pour l’établissement et le suivi du tableau de tri
• Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d’archivage

Verser les archives définitives

• Organiser les travaux préparatoires à tout versement d’archives définitives conformément aux recommandations des Archives nationales de Luxembourg en vigueur (tri, inventorisation, préparation physique des archives)
• Évaluer les besoins en matière de matériel de conditionnement de l’archivage définitif
• Organiser les versements d’archives définitives aux Archives nationales de Luxembourg

Détruire certaines archives

• Assurer la destruction d’archives publiques conformément aux dispositions du tableau de tri et aux recommandations des Archives nationales de Luxembourg

Assurer l'encadrement de la gestion des archives

• Gérer les visites d’inspection des Archives nationales de Luxembourg
• Tenir compte des recommandations émises par les Archives nationales de Luxembourg
• Faire remonter aux Archives nationales de Luxembourg toute information relative aux archives intermédiaires (dégâts des eaux touchant des documents, mise en place d’un local dédié, achat d’un logiciel spécifique, déménagement etc.)